Búsqueda a éxito o retenida: cómo cotizar una búsqueda

Cotizar una búsqueda son dos decisiones: cómo cobras (a éxito, retenida o algo intermedio) y cuánto. Muchas agencias pequeñas repiten lo que aceptó su primer cliente y nunca lo revisan. Así terminas trabajando tres meses en una búsqueda que no paga nada, o haciendo un descuento que no hacía falta.

Esta guía repasa los modelos, una forma simple de calcular tu piso y las condiciones que importan tanto como el porcentaje. Usamos números de ejemplo; reemplázalos por los tuyos.

Los tres modelos

A éxito (contingency)

Cobras solo si el cliente contrata a un candidato que tú presentaste. El honorario suele ser un porcentaje del salario anual del candidato, o a veces un monto fijo acordado de antemano.

Para el cliente: cero riesgo. Muchas veces le pasa la misma búsqueda a varias agencias.
Para ti: todo el riesgo. Si el cliente cubre el puesto con alguien interno, contrata por otra agencia o cancela la búsqueda, tus horas se pierden.

Retenida (retained)

El cliente te paga por llevar la búsqueda, normalmente en cuotas: por ejemplo, una parte al inicio, otra al presentar la terna o lista corta y otra con la colocación. A cambio, sueles tener exclusividad y un compromiso de proceso y plazos.

Para el cliente: una búsqueda dedicada con un proceso definido, para puestos donde acertar importa más que no pagar.
Para ti: ingreso asegurado por el trabajo y un cliente comprometido con la búsqueda.

Con anticipo (engaged o "container")

Un híbrido: el cliente paga un monto menor al inicio, que se descuenta del honorario final si hay colocación. Filtra a los clientes que no están decididos sin pedir una retención completa, y es un paso natural para un cliente que siempre trabajó a éxito.

Qué modelo conviene en cada búsqueda

Hazte estas preguntas sobre cada búsqueda, no sobre el cliente en general:

Pregunta	Apunta a éxito	Apunta a retenida o con anticipo
¿El puesto es fácil de describir y común en tu nicho?	Sí	No: es senior, escaso o confidencial
¿Cuántas agencias trabajan en la búsqueda?	Varias	Solo tú
¿Qué tan urgente es para el cliente?	Sería bueno cubrirlo	Crítico para el negocio
¿Con qué frecuencia cubres este tipo de puesto?	Seguido	Rara vez o nunca
¿El cliente necesita un proceso definido y reportes?	No	Sí

Si la mayoría de tus respuestas caen a la derecha, propón una retención o un anticipo. Lo peor que puede pasar es que te digan que no, y la conversación misma te dice qué tan comprometido está el cliente.

Cómo calcular tu piso

Antes de negociar un porcentaje, conoce cuánto te cuesta una búsqueda. Alcanza con tres números:

Horas por búsqueda. Brief, búsqueda, entrevistas de preselección, presentación, entrevistas con el cliente, oferta. Mira tus últimas búsquedas. Ejemplo: 60 horas.
Tu costo por hora, con todo incluido. Sueldos (el tuyo también), herramientas, oficina y gastos generales, divididos por las horas productivas. Ejemplo: USD 50 por hora.
Tu tasa de cierre en este tipo de búsqueda. De las búsquedas a éxito parecidas que tomaste, ¿cuántas cubriste? Ejemplo: 1 de cada 3.

Con esos números de ejemplo:

Costo del trabajo de una búsqueda: 60 horas × USD 50 = USD 3.000.
A éxito cobras solo 1 de cada 3 búsquedas, así que cada colocación tiene que pagar el trabajo de tres: USD 3.000 × 3 = USD 9.000. Ese es tu honorario de equilibrio por colocación.
En un puesto de USD 100.000 al año, eso es un 9% solo para no perder, antes de cualquier ganancia.

Si quieres que cada colocación devuelva el doble de lo que cuesta el trabajo, el honorario tiene que ser de USD 18.000, o un 18% sobre ese salario. Cambia los datos y el resultado cambia mucho: una búsqueda de 120 horas, o una tasa de cierre de 1 de cada 5, sube el piso bastante por encima de lo que pagan muchos honorarios a éxito.

En una búsqueda retenida la cuenta es distinta, porque cobras aunque el cliente no contrate: tu piso se acerca al costo del trabajo más tu margen. Esa es la verdadera razón por la que un honorario retenido puede ser más bajo como porcentaje y aun así ser mejor negocio.

Después, mira el mercado

Tu piso te dice por debajo de qué no puedes ir. No te dice cuánto va a pagar el cliente. Para mirar el mercado:

Pregúntale al cliente cuánto les pagó a otras agencias por puestos parecidos. Muchos te lo dicen.
Pregunta a colegas de tu nicho cuánto cobran y cómo lo estructuran.
Mira cuánto cobraste de verdad en tus últimas colocaciones, no lo que cotizaste.

Si tu piso está por encima de lo que paga el mercado para cierto tipo de búsqueda, esa información vale: cambia el modelo (propón un anticipo), reduce las horas (acota el brief) o deja de tomar ese tipo de búsqueda a éxito.

Condiciones que importan tanto como el porcentaje

Un buen honorario con condiciones débiles igual puede hacerte perder dinero. Acuerda esto por escrito antes de empezar:

La base del honorario. ¿El porcentaje es sobre el salario base o sobre la remuneración total del primer año, con bonos? Aclara si el salario es bruto o neto, mensual o anual, y si incluye pagas extra o aguinaldo donde corresponda.
Plazo de pago. Cuántos días después del ingreso (o de la aceptación de la oferta) tiene el cliente para pagar.
Garantía. Cuánto dura y qué pasa si el candidato se va: una búsqueda de reemplazo sin costo, una devolución parcial o un crédito proporcional. El reemplazo suele convenirte más que la devolución.
Titularidad de los candidatos. Durante cuánto tiempo un candidato que presentaste cuenta como tuyo si el cliente lo contrata después, directamente o para otro puesto.
Exclusividad. En búsquedas retenidas o con anticipo, durante cuánto tiempo eres la única agencia.
Cancelación. Qué debe el cliente si cancela una búsqueda retenida a mitad de camino.
Gastos. Quién paga avisos, evaluaciones o viajes, si los hay.
Moneda. En búsquedas entre países, en qué moneda es el honorario y quién asume el riesgo cambiario. En mercados con inflación alta, define también la fecha de referencia para el tipo de cambio.

Ten estas condiciones en una hoja de una página que envías con cada propuesta. Te ahorra discusiones después y te muestra como el profesional que eres.

Registra lo que cobras

Una vez que cotizas con criterio, guarda los datos. En cada colocación, anota el tipo de honorario, el porcentaje o monto fijo, el salario sobre el que se calculó, el vencimiento del pago y el fin de la garantía. Después de una docena de colocaciones vas a conocer tu honorario promedio real, qué clientes pagan tarde y qué búsquedas conviene dejar de tomar a éxito.

Puedes hacerlo en una hoja de cálculo. O puedes tenerlo junto a la búsqueda: en Recruiting ATS, cada búsqueda guarda su honorario (porcentaje o fijo), moneda, plazo de pago y garantía, y cada colocación muestra cuándo vence el pago y cuándo termina la garantía, con alertas de pagos vencidos y garantías por terminar. Cuesta USD 20 por usuario al mes; mira los precios.