Cómo preparar y presentar una terna de candidatos
Quién entra en la terna, cuándo enviar dos o cuatro candidatos en vez de tres, un cuadro comparativo para completar y un guion de correo para presentarla.
Por el equipo de Recruiting ATS (Cómo escribimos)Publicado 9 min de lectura
La terna tiene un solo trabajo: que el cliente decida a quién entrevistar comparando a las personas contra el brief que te dio. Imagina al responsable de la contratación abriendo tu correo en el teléfono entre dos reuniones. En un par de minutos tendría que saber si todos cumplen lo que pidió, qué diferencia de verdad a los candidatos y a quién verías tú primero. Si para saberlo tiene que abrir tres adjuntos y escribirte, recibes un "lo reviso y te aviso", y tus candidatos atienden otras llamadas mientras los perfiles esperan en una bandeja de entrada.
Casi todo el trabajo pasa antes de escribir una línea. Quién entra, y quién se queda fuera, pesa más que el formato de los perfiles.
Quién entra en la terna
Empieza por el brief, ordenado
Vuelve a las notas del brief y separa los requisitos en tres grupos:
- Imprescindibles (excluyentes). Entre tres y cinco cosas que no le pueden faltar a un candidato. Nueve imprescindibles son una lista de deseos. Cuestiónalo ahora, no cuando el cliente ya haya descartado a todos.
- Deseables. Lo que desempata.
- Condiciones prácticas. Rango salarial, modalidad, fecha de ingreso, nivel de inglés, permiso de trabajo y tipo de contratación (empleado o contratista). No son habilidades, y aun así frenan más procesos que las habilidades.
Tres pruebas antes de que alguien entre
- Cumple todos los imprescindibles, y lo verificaste en una llamada. "Lideró un equipo" en un CV puede querer decir dos juniors durante tres meses.
- Quiere este puesto, en este rango y con este cliente, y aceptó que lo presentes. Un candidato "abierto a escuchar propuestas" todavía no está listo.
- No hay nada práctico que bloquee la contratación. Sabes su preaviso, en qué otros procesos está y cómo tomaría una contraoferta.
Dale al cliente una elección, no tres clones
Tres candidatos con la misma trayectoria y la misma debilidad no ayudan a decidir. El cliente elige por intuición, o te pide más. Una terna útil tiene contraste dentro de los imprescindibles: uno que encaja muy cerca del brief, otro con más proyección y una carencia que el cliente tendría que aceptar, y otro más fuerte en un deseable pero más caro o con un ingreso más tardío. Esa disyuntiva es la decisión que le pides al cliente, así que ponla donde pueda verla.
Quién se queda fuera
- El relleno que agregas porque "terna" significa tres. El cliente juzga la terna por su nombre más débil.
- Quien tendrías que justificar. Si estás escribiendo el párrafo que explica por qué el imprescindible que le falta no importa, todavía no está listo.
- Quien el cliente quizá ya conoce. Pregúntale al candidato dónde más se postuló. Si el mes pasado envió su CV directamente a esa empresa, o llegó por otra agencia, la primera respuesta del cliente va a ser sobre quién lo presentó, no sobre una entrevista.
Cuándo enviar dos, tres o cuatro
"Terna" significa tres, y muchos clientes esperan exactamente eso. Tres alcanzan para comparar y se pueden leer con atención. Si vas a enviar otra cantidad, avísale al cliente antes y explícale por qué, para que dos no parezcan falta de candidatos.
| Situación | Envía | Por qué |
|---|---|---|
| Tres candidatos pasan las tres pruebas | 3 | Hay contraste sin devolverle la preselección al cliente |
| Perfil escaso, solo dos pasan de verdad | 2 | Un tercero de relleno debilita a los otros dos. Explica que hay pocos perfiles y en qué sigues trabajando |
| El cliente tiene urgencia y el tercero llega en una semana | 2 ahora, 1 después | Aquí pesa más la velocidad que la simetría. Di cuándo llega el tercero |
| El brief tiene una pregunta abierta, como especialista o líder de equipo | 4 | Dos por opción permiten que el cliente la resuelva eligiendo personas |
| Tu mejor candidato está en la etapa final de otro proceso | 3, con el riesgo marcado | No sumes un cuarto "por si acaso". Nombra el riesgo y cuándo se define |
| Pasan cinco o más | 3 o 4, en orden | Probablemente el brief es demasiado amplio. Envía los mejores y mantén al resto en contacto |
Salvo en el caso de urgencia, envía a todos en el mismo correo. Perfiles que llegan uno por uno a lo largo de una semana no se pueden comparar: nadie evalúa con justicia al candidato de hoy frente a uno que recuerda a medias del martes pasado.
El cuadro comparativo
El cuadro es lo que de verdad ayuda al cliente a decidir: los requisitos del brief en las filas, los candidatos en las columnas y evidencia en cada celda. "Sí: rehízo el servicio de facturación en Go, de 2022 a 2024" le dice algo al cliente. "Muy bueno" no. Copia la versión en blanco en tu propio documento:
| Candidato A | Candidato B | Candidato C | |
|---|---|---|---|
| Imprescindible 1 | |||
| Imprescindible 2 | |||
| Imprescindible 3 | |||
| Deseable | |||
| Puesto y empresa actual | |||
| Preaviso | |||
| Nivel de inglés | |||
| Expectativa salarial | |||
| Ubicación y modalidad | |||
| Riesgo principal (una línea) | |||
| Por qué está en la terna (una línea) |
Ya completo, podría quedar así. Ejemplo: búsqueda de un desarrollador backend para una fintech de Estados Unidos, remoto desde Latinoamérica con cuatro horas de superposición con el horario de Nueva York, como contratista, con un rango de USD 5.500 a 7.000 brutos al mes. Nombres y cifras inventados.
| Lucía R. | Martín T. | Paula S. | |
|---|---|---|---|
| 5 años o más de backend en Python o Go | Sí: 7 años en Python, los últimos 3 en pagos | Sí: 6 años en Go | Sí: 9 años en Python, los últimos 2 liderando un equipo |
| Fue responsable de un servicio en producción con guardias | Sí: lidera las guardias del procesamiento de tarjetas | Sí: el checkout de una tienda online | Sí: plataforma de préstamos |
| Pagos o préstamos (deseable) | Sí | No | Sí |
| Preaviso | 30 días | 15 días | 60 días |
| Nivel de inglés | C1, trabaja a diario con un equipo de Estados Unidos | C1 | C1, presenta ante clientes cada semana |
| Expectativa salarial | USD 6.500 brutos al mes | USD 6.000 brutos al mes | USD 7.500 brutos al mes, negociable |
| Riesgo principal | En etapa final con otra empresa, decide la semana que viene | Sin experiencia en pagos, necesita tiempo para aprender la normativa | Por encima del rango, el preaviso más largo |
| Por qué está en la terna | La que más se acerca al brief | El ingreso más rápido y el perfil más técnico | La más senior, podría crecer hacia el rol de líder |
Nadie en ese cuadro es relleno. La decisión real del cliente es velocidad contra experiencia en el sector contra seniority, y el cuadro lo muestra de un vistazo.
Algunas reglas para completarlo:
- Usa las palabras del cliente en los imprescindibles, para que reconozca su propio brief.
- Escribe "No" cuando es no. Un "No" honesto en un deseable no te cuesta nada. Que el cliente lo descubra en la entrevista te cuesta confianza.
- Cada candidato tiene su línea de riesgo. Nombrarlo antes de que lo encuentre el cliente es lo que hace que crea el resto del cuadro. Si no se te ocurre ninguno, te faltan preguntas.
- El nivel de inglés, comprobado por ti. Si el cliente está en otro país, haz parte de tu entrevista en inglés y anota lo que viste, no lo que dice el CV.
- La misma unidad para todos los salarios: bruto o neto, mensual o anual, una sola moneda. Si el candidato te habla en neto y en moneda local y el cliente piensa en bruto y en dólares, convierte todo a la unidad del cliente antes de completar la fila.
- Una sola página. Los perfiles completos van aparte.
La fila del salario la decides tú
El cuadro es tu documento. Va en tu correo o como adjunto, y tú decides qué lleva. Algunas agencias incluyen la expectativa salarial porque el cliente va a comparar con ese dato de todos modos. Otras escriben "dentro del rango" o "por encima del rango, negociable" y hablan de cifras en una llamada. Las dos opciones funcionan. Compartir una cifra que el candidato no te autorizó a compartir, no.
Cómo presentarla: el correo
Envía la terna en un solo correo, con todos los candidatos a la vez y con tu recomendación. Un reclutador que no ordena su propia terna transmite inseguridad, y puedes recomendar un orden sin quitarle la decisión al cliente.
Asunto: [Puesto]: terna para revisar antes del [día]
Hola, [Nombre]:
Aquí tienes los tres candidatos que te propongo para [puesto]. Los tres cumplen los imprescindibles que acordamos el [fecha del brief]: [imprescindible 1], [imprescindible 2] y [imprescindible 3]. Se diferencian en [la disyuntiva, por ejemplo rapidez de ingreso o experiencia en pagos], y esa es la decisión que necesito que tomes.
[Candidato A]: [una línea sobre por qué está en la terna]. A tener en cuenta: [riesgo].
[Candidato B]: [una línea]. A tener en cuenta: [riesgo].
[Candidato C]: [una línea]. A tener en cuenta: [riesgo].
Te adjunto el cuadro comparativo, y los perfiles completos están [en el portal / adjuntos].
Si la decisión fuera mía, vería primero a [A] y a [C], porque [motivo en una frase]. [A] está en otro proceso que se define el [fecha], así que cuanto antes, mejor.
¿Me dices antes del [día] a quiénes quieres entrevistar? Para los que descartes, basta con una línea sobre el motivo. Es la forma más rápida de ajustar la siguiente ronda si hace falta.
[Tu nombre]
El correo repite los imprescindibles, para que el cliente compare por las diferencias. Nombra la decisión, porque "¿rapidez o experiencia en pagos?" es más fácil de responder que "¿qué te parecen?". Y pide un motivo por cada descarte, que es como te enteras de que el brief cambió sin que nadie lo dijera.
Preséntala en una llamada
Si puedes, reserva una llamada corta para la terna cuando acuerdes los plazos en el brief. No leas el cuadro en voz alta: empieza por la disyuntiva, da tu recomendación y deja que el cliente pregunte. Cada pregunta que hace en vivo es una que no te llega por correo tres días después.
Después de enviarla
Si el cliente elige al candidato que pusiste tercero, pregúntale por qué: te está diciendo algo que el brief no decía. Si descarta a los tres por el mismo motivo, el brief se movió, y la siguiente terna necesita una nueva conversación con el cliente, no más perfiles iguales. Para las semanas siguientes, el ritmo de actualizaciones está en cómo compartir el avance de los candidatos con tus clientes.
El cliente compara en el cuadro y en el correo, pero los perfiles necesitan un lugar que el responsable de la contratación encuentre sin buscar en su bandeja de entrada. En el portal de clientes de Recruiting ATS, compartes cada candidato de la terna en la búsqueda del cliente. El cliente ve el perfil y la etapa en la que está cada uno, y comenta en un hilo compartido con tu equipo. El salario actual y el esperado no se muestran ahí, y por eso la fila del salario vive en tu cuadro. El portal está en inglés, es gratis para tus clientes y no ocupa usuarios de tu plan.