Correo para presentar un candidato al cliente: plantilla

El correo de presentación es lo que el responsable de la contratación lee en el teléfono antes de decidir si vale la pena abrir el adjunto. Usa esta plantilla cuando presentas un candidato por correo: un asunto que el cliente pueda encontrar dentro de tres semanas, tres razones atadas al brief, los datos que deciden si una entrevista es posible y una fecha para la respuesta. El informe del candidato y el CV van adjuntos. El correo no es el informe, y las peores presentaciones son las que intentan ser las dos cosas. Si vas a enviar tres o cuatro candidatos para comparar, prepara primero la terna, como explicamos en cómo preparar y presentar una terna de candidatos.

La plantilla

Asunto: [Nombre del candidato] para [puesto]: [una línea atada al brief]

Hola, [nombre]:

Te presento a [nombre del candidato] para la búsqueda de [puesto].
Mi recomendación: [entrevista / primero una llamada de 20 minutos].

Por qué [nombre], frente a tu brief:
1. [Requisito, con las palabras del cliente]: [un dato que lo demuestra]
2. [Requisito]: [un dato]
3. [Requisito, o lo que lo distingue]: [un dato]

Para preguntar en la entrevista: [la brecha real, en una línea]

Datos prácticos
- Preaviso: [días o semanas]
- Ubicación: [ciudad; presencial / híbrido / remoto]
- Pretensión salarial: [dentro de / en el tope de / por encima de] la banda acordada
- Otros procesos: [ninguno / etapa inicial / final el (fecha)]

Te adjunto su informe y el CV.

¿Me confirmas entrevista o descarte antes del [día y fecha]?
Si es entrevista, [nombre] puede el [dos o tres opciones de horario].

[Tu nombre]
[Teléfono]

Ejemplo completo

Un ejemplo con nombres inventados. Rosa Delgado, de Ribera Selección, presenta una candidata para una búsqueda de analista contable sénior en Constructora Valdés. En la reunión de brief, el director financiero dio tres requisitos excluyentes: que lleve el cierre mensual, que haya trabajado con costos por obra y que pueda ser la contraparte diaria de los auditores.

Asunto: Ana Beltrán para Analista contable sénior: lleva costos por obra en una constructora

Hola, Marcos:

Te presento a Ana Beltrán para la búsqueda de Analista contable sénior.
Mi recomendación: entrevista.

Por qué Ana, frente a tu brief:
1. Cierre mensual: cierra los libros de dos sociedades en una constructora
   regional, desde hace tres años.
2. Costos por obra: creó los códigos de costo que usan hoy los jefes de
   obra y los concilia con la contabilidad todos los meses.
3. Auditoría: fue la contraparte de los auditores externos en los dos
   últimos cierres anuales.

Para preguntar en la entrevista: no conoce tu ERP. Aprendió el actual
en su primer trimestre.

Datos prácticos
- Preaviso: 15 días
- Ubicación: a 20 minutos de tu oficina, acepta 3 días presenciales
- Pretensión salarial: dentro de la banda acordada
- Otros procesos: uno, en primera entrevista

Te adjunto su informe y el CV.

¿Me confirmas entrevista o descarte antes del jueves 14?
Si es entrevista, Ana puede el lunes o el martes después de las 16 h.

Rosa

Marcos puede decidir desde la vista previa: quién y por qué en el asunto, sus propios requisitos con un dato detrás de cada uno, y la brecha sobre la mesa antes de que la encuentre en el CV.

Cómo adaptarla

• Nombre y puesto, siempre en el asunto. La segunda parte es opcional. El nombre y el puesto son lo que el cliente escribe en el buscador del correo cuando su jefe le pregunta "¿quién era la analista que nos mandaron?".
• Tres razones, no cinco. Si solo puedes respaldar dos con datos, manda dos. Una tercera razón hecha de adjetivos debilita a las otras dos.
• Los datos prácticos son los que hacen caer un proceso después de la entrevista. Preaviso, ubicación, pretensión y otras ofertas: si alguno es un impedimento, el cliente tiene que saberlo antes de dedicarle una hora al candidato. Di si la pretensión entra en la banda acordada, no la cifra. Cuándo y cómo compartir el número es otra decisión, y un correo reenviado es el peor lugar para tomarla sin querer.
• Pon un día, no "cuando puedas". "Antes del jueves 14" se responde. "Quedo atento a tus comentarios" se lee y se archiva.

Variante: primer candidato de una búsqueda nueva

El primer candidato también sirve para calibrar. Agrega una línea antes de las razones:

[Nombre] es el primer perfil de esta búsqueda. Aunque sea un descarte,
una línea sobre el porqué me dice más sobre los próximos [dos / tres]
que todo el brief.

Para un cliente es más fácil decir qué le falta a una persona real que describir al candidato ideal, así que el motivo de un primer descarte puede afinar la búsqueda más que la reunión de brief. Pídelo por escrito, porque en una llamada se pierde.

Variante: un candidato que no cumple todo

Le falta un requisito, pero aun así lo pondrías frente al cliente. Lleva la brecha al asunto y al primer párrafo, no al final. Si el cliente la descubre en la primera página del CV, parece que quisiste esconderla.

Asunto: [Nombre] para [puesto]: no cumple [requisito], fuerte en [fortaleza]

[Nombre] no cumple [requisito] tal como está escrito: [lo que tiene a
cambio]. Te lo presento de todos modos porque [razón concreta, atada a lo que el
puesto necesita el primer año]. Te sugiero una llamada de 20 minutos
antes de decidir.

No mandes más de uno así por búsqueda, salvo que el cliente lo pida. Con dos seguidos, el cliente empieza a dudar de que hayas entendido el brief.

Cuándo no usarla

• El cliente ya revisa candidatos en un portal. Un correo largo repite lo que va a ver de todos modos, y el feedback termina repartido entre el correo y el portal (más sobre eso en cómo compartir el avance de candidatos con clientes). Basta con una nota de dos líneas: "Ana cumple los tres requisitos; la única brecha es tu ERP. ¿Entrevista o descarte antes del jueves?"
• Presentas varios candidatos para comparar. Prepara primero la terna y adjunta el informe de cada uno. Tres correos sueltos invitan a tres decisiones sueltas y lentas.
• El cliente prefiere una llamada. Llama y después envía una versión corta como registro escrito.
• El candidato no aceptó que lo presentes para este puesto. Esa conversación va primero. Ningún correo repara la confianza que pierdes si el candidato se entera por el cliente.

En el portal de clientes de Recruiting ATS, esa nota de dos líneas es la que escribes al compartir el candidato, junto con los documentos que eliges. Llega en el correo que recibe el cliente sobre el nuevo candidato y queda como un mensaje en el hilo de ese candidato, al lado de su etapa actual, así que la respuesta del cliente cae debajo y no en una cadena de correos aparte.