Cómo abrir una agencia de reclutamiento en Estados Unidos
Qué necesita una agencia de reclutamiento para operar en Estados Unidos antes de la primera colocación, incluidos los trámites del IRS para dueños extranjeros.
Por el equipo de Recruiting ATS (Cómo escribimos)Publicado 8 min de lectura
Si tu agencia está en Latinoamérica o en España y ya tienes clientes en Estados Unidos, tarde o temprano un cliente de Austin te pregunta si puedes facturar desde una empresa estadounidense. Para eso necesitas una entidad legal, el registro en un estado, un EIN, saber si ese estado exige licencia a las agencias de empleo y conocer las reglas contra la discriminación que te aplican desde la primera búsqueda. Si eres dueño desde fuera de Estados Unidos, se suman dos trámites del IRS que conviene tener claros antes de constituir nada.
Esto es información general, no asesoría legal ni fiscal. Las reglas cambian y varían por estado: úsalo como la lista de preguntas para un contador o abogado en Estados Unidos, y habla también con tu contador o asesor fiscal local, porque lo que hagas allí puede tener efectos fiscales donde vives. Los enlaces van a la página del organismo que emite cada cosa (en inglés) y los consultamos en octubre de 2026.
Dos decisiones antes de completar cualquier formulario
En qué estado. El registro, los impuestos estatales y las licencias dependen del estado. La guía de registro de la SBA (la agencia federal de pequeñas empresas) dice que en general haces negocios en un estado si tienes presencia física allí, te reúnes a menudo con clientes en persona, una parte importante de tus ingresos viene de ese estado o tienes empleados trabajando en él. Si trabajas desde Bogotá o Madrid con clientes en varios estados, decídelo con tu contador.
Quién es dueño. No es lo mismo una LLC con dos socios que una con un único dueño que vive fuera. Este último caso activa el Formulario 5472, que explicamos más abajo.
Elige la estructura
La página de la SBA sobre cómo elegir la estructura de tu empresa repasa las opciones: empresa individual (sole proprietorship), sociedad, LLC y corporaciones, entre ellas las C y las S. Para una agencia, la pregunta práctica es la responsabilidad. Si hay una disputa de honorarios con un cliente, como empresa individual puedes responder personalmente por las deudas y obligaciones del negocio, dice la SBA; una LLC, según la misma página, te protege de esa responsabilidad personal en la mayoría de los casos. Para una agencia de una o dos personas, empezaríamos por una LLC y dejaríamos que el contador te convenza de otra cosa.
La lista de pasos, en orden
| # | Paso | Qué es | Quién lo emite | Página oficial (consultada en octubre de 2026) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Elegir la estructura | Empresa individual, sociedad, LLC o corporación | Lo decides tú; el estado lo registra | SBA: elegir la estructura |
| 2 | Revisar si necesitas licencia | Algunos estados y ciudades exigen licencia a las agencias de empleo | Departamento de trabajo o de licencias del estado, a veces la ciudad | SBA: licencias y permisos |
| 3 | Registrar la empresa en el estado | Artículos de organización (LLC) o de incorporación, con agente registrado | Secretary of State del estado | SBA: registrar tu empresa |
| 4 | Obtener el EIN | Número de identificación fiscal federal | IRS | IRS: obtener un EIN |
| 5 | Registrarte para impuestos estatales | Número fiscal estatal si la empresa debe impuestos en ese estado | Agencia tributaria del estado | SBA: números fiscales federales y estatales |
| 6 | Revisar el reporte de beneficiarios finales | Reporte federal sobre quién es dueño de la empresa | FinCEN | FinCEN: beneficiarios finales |
| 7 | Si eres dueño único y vives fuera: Formulario 5472 | Declaración informativa adjunta a un Formulario 1120 pro forma | IRS | IRS: instrucciones del Formulario 5472 |
| 8 | Contratar seguros | Coberturas obligatorias con empleados y seguros de responsabilidad | Aseguradoras privadas; la ley fija lo obligatorio | SBA: seguros para empresas |
| 9 | Conocer las reglas contra la discriminación | Leyes federales que cubren a las agencias de empleo | EEOC | EEOC: cobertura de agencias de empleo |
El IRS indica que primero constituyas la entidad en el estado y después pidas el EIN, porque si no la solicitud puede demorarse; por eso el paso 3 va antes del 4. Con el EIN abres la cuenta bancaria a nombre de la empresa y cobras allí los honorarios desde la primera factura.
El EIN cuando no tienes número de seguro social
La solicitud en línea del IRS pide el número de seguro social (SSN) o el ITIN del responsable, y no sirve si el lugar principal del negocio está fuera de Estados Unidos. En ese caso el camino es el Formulario SS-4. Según sus instrucciones:
- Por teléfono: solo para solicitantes internacionales, al 267-941-1099 (no es una línea gratuita), de lunes a viernes de 6:00 a 23:00, hora del este de Estados Unidos.
- Por fax: desde fuera de Estados Unidos, al 304-707-9471.
- Por correo postal: a Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999.
Si el responsable no tiene SSN ni ITIN y no puede obtenerlos, las instrucciones dicen que escribas "foreign" o "N/A" en la línea 7b. Si vas a llamar, ten el SS-4 completo a mano, porque las preguntas salen de ese formulario. Y no pagues por el número en sí: el IRS dice que el EIN no tiene costo y advierte sobre sitios que cobran por tramitarlo.
El Formulario 5472 si eres dueño único y vives fuera
Las instrucciones del Formulario 5472 dicen que una entidad estadounidense que a efectos fiscales no se considera separada de su dueño (disregarded entity) y que pertenece por completo a una persona extranjera tiene que presentar un Formulario 1120 pro forma con el 5472 adjunto. Es el caso típico de la LLC de un solo miembro con dueño en México, Colombia o España. Tres detalles para el primer año:
- No se presenta en línea. Las instrucciones indican fax o correo postal, con una dirección específica para estos casos.
- La multa es alta. USD 25.000 por no presentarlo a tiempo, y otros USD 25.000 por cada período de 30 días (o fracción) que siga sin presentarse después de los 90 días posteriores al aviso del IRS.
- El año en que la constituyes ya tiene algo que reportar. Las instrucciones cuentan como transacciones a declarar lo pagado o recibido para constituir la entidad y los aportes y retiros del dueño.
¿El estado exige licencia a las agencias?
Algunos estados y ciudades la exigen, y su definición de agencia de empleo no siempre coincide con cómo ves tu negocio. Nueva York sirve de ejemplo porque tiene dos niveles. Fuera de la ciudad, el Departamento de Trabajo del estado exige la licencia antes de operar y define como agencia de empleo a cualquier entidad que cobra por colocar a un candidato con un empleador; menciona que hay excepciones, pero no las detalla en esa página. Dentro de la ciudad la emite el Departamento de Protección al Consumidor y al Trabajador, con una exención para firmas de búsqueda de ejecutivos y agencias que nunca cobran al candidato y colocan perfiles comerciales, administrativos, ejecutivos y profesionales. Aun exentas, esas agencias tienen que cumplir las disposiciones de la ley estatal para agencias pagadas por el empleador.
En tu estado, haz tres preguntas por separado: si la definición cubre lo que haces, si aplica alguna exención y qué reglas siguen vigentes aunque estés exento. Si la redacción es ambigua, pregunta por escrito a la oficina de licencias y guarda la respuesta. Y no te quedes solo en el estado: la SBA recuerda que los estados regulan más actividades que el gobierno federal y que el condado o la ciudad pueden exigir sus propias licencias.
Las reglas contra la discriminación aplican desde la primera búsqueda
La EEOC (la comisión federal de igualdad de oportunidades en el empleo) dice que una agencia que refiere candidatos a empleadores de forma regular está cubierta por las leyes que aplica, sin importar cuántos empleados tenga. Una agencia de una sola persona está cubierta. No puedes aceptar una búsqueda que especifique una característica protegida, ni clasificar candidatos, búsquedas o empleadores por esas características, aunque la preferencia venga del cliente. La lista de la EEOC incluye raza, color, religión, sexo (incluidos orientación sexual, condición transgénero y embarazo), origen nacional, edad a partir de 40 años, discapacidad e información genética.
Imagina el brief en el que el responsable de la contratación dice que quiere "alguien joven, de unos treinta, que encaje con el equipo". Esa búsqueda no se puede tomar así. Lo que funciona es convertir la preferencia en un requisito que sí puedes evaluar:
"No puedo filtrar por edad, pero sí por lo que hay detrás. ¿Es el presupuesto, la experiencia con tu stack o la disponibilidad para viajar? Dime cuál y preparo la terna alrededor de eso."
Deja por escrito en tus notas del brief los requisitos que acordaron. Si algún día hay una disputa, unas notas tomadas ese mismo día valen más que la memoria de cualquiera.
Seguros y reporte de beneficiarios
Seguros. La guía de la SBA dice que el gobierno federal exige a toda empresa con empleados seguro de compensación laboral, de desempleo y de incapacidad, y que algunos estados piden más. Antes de la primera colocación, los voluntarios habituales son el de responsabilidad general y el de responsabilidad profesional, que según la SBA cubre pérdidas por mala praxis, errores y negligencia. Una agencia cobra por recomendar a quién contratar, así que es el primero que cotizaríamos.
Beneficiarios finales. A octubre de 2026, la página de FinCEN dice que las empresas estadounidenses están exentas del reporte, según una norma final de agosto de 2026. La norma anterior, de 2025, que se describe en la misma página, ya había limitado la obligación a entidades constituidas bajo las leyes de otro país que se registran para operar en un estado. Una LLC creada en un estado es una empresa estadounidense aunque su dueño viva fuera. Si en cambio registras tu agencia mexicana o española para operar en un estado, revísalo con tu contador.
Lo que esta lista no cubre
Antes de enviar el primer CV también necesitas un modelo de honorarios y condiciones firmadas por el cliente (lo vemos en búsqueda a éxito o retenida: cómo cotizar una búsqueda), y necesitas clientes: para eso está la guía sobre cómo conseguir los primeros clientes de una agencia de selección.
Con la entidad lista, prepara el lugar donde van a vivir tus búsquedas antes de que empiece la primera; mudarse de una hoja de cálculo después es un trabajo que nadie termina. Recruiting ATS cuesta USD 20 por usuario al mes, se paga mes a mes sin contrato anual y la prueba de 7 días no pide tarjeta. La aplicación está en inglés, el idioma en que ya trabajas con tus clientes de Estados Unidos. Los detalles están en la página de precios.