Cómo pedir un anticipo a un cliente que siempre trabajó a éxito

Un cliente con el que ya hiciste tres colocaciones a éxito te llama por un puesto que te preocupa: senior, confidencial, y con un perfil que vas a tener que contactar persona por persona. Esa es la búsqueda en la que conviene pedir un anticipo. Pedirlo da la sensación de poner en riesgo la relación. En la práctica, lo peor que puede pasar es un no, y la forma en que el cliente dice que no te muestra cuánto necesita cubrir el puesto.

Una búsqueda con anticipo (en inglés, engaged o container search) es una búsqueda a éxito con un pago menor al inicio que se descuenta del honorario final. Si todavía estás eligiendo entre modelos de cobro en general, empieza por cómo cotizar una búsqueda a éxito o retenida. Esta guía trata de una sola conversación: pedirle a un cliente que siempre pagó por resultado que pague algo al empezar.

Qué búsquedas justifican pedirlo

No lo pidas en todas. Pídelo cuando se cumplan al menos dos de estas condiciones:

Serías la única agencia. Si hay tres agencias trabajando el puesto, un anticipo no le da nada al cliente y vas a perder la discusión.
El perfil es escaso o senior. Vas a pasar semanas mapeando y contactando a gente que no está buscando trabajo.
Es confidencial. El reemplazo de alguien que todavía ocupa el puesto, o un puesto nuevo que el cliente no puede publicar.
El cliente quiere un proceso: informes semanales, un mapa de mercado, una terna en una fecha fija.
La rechazarías a éxito puro. Si tu respuesta honesta es "esta no la tomaría a riesgo", esa es tu primera frase.

Si no se cumple ninguna, déjala a éxito y sigue adelante.

De cuánto debería ser el anticipo

Lo bastante grande para cubrir una parte real del trabajo que harías a riesgo. Lo bastante pequeño para que el responsable del puesto lo apruebe sin pasar por un comité. Hay dos formas habituales de fijarlo:

El costo de las primeras semanas de trabajo. Toma tu costo por hora con todo incluido, el mismo de la guía de cotización, y multiplícalo por las horas que esperas dedicar antes de la terna. Ejemplo: 80 horas de mapeo y contacto a USD 50 la hora son USD 4.000 de trabajo, así que pedir USD 5.000 lo cubre con algo de margen. Es la versión más fácil de defender en la llamada: "Esto cubre la etapa de investigación y contacto".
Una parte del honorario estimado, fijada como número el primer día para que no cambie cuando cambie el salario final. Ejemplo: USD 5.000 sobre un honorario estimado de USD 24.000 es más o menos una quinta parte.

En los dos casos, la factura tiene que mostrar un monto fijo. Un porcentaje de un salario que nadie conoce todavía abre una segunda negociación en el peor momento.

Cómo se descuenta: un ejemplo con números

Números de ejemplo:

Honorario: 20% del salario bruto anual.
Salario estimado en el brief: USD 120.000, o sea un honorario estimado de USD 24.000.
Anticipo: USD 5.000, facturado al firmar las condiciones.
El cliente contrata a tu candidato con un salario anual de USD 125.000.

	Monto
Honorario final (20% de USD 125.000)	USD 25.000
Menos el anticipo ya pagado	USD 5.000
Factura de la colocación	USD 20.000
Total que paga el cliente	USD 25.000

El cliente paga exactamente lo mismo que habría pagado a éxito. Lo único que cambia es el momento: USD 5.000 pasan al inicio de la búsqueda. Esa es la frase que tienes que decir en la llamada, porque es la que desarma la mayor parte de la resistencia.

Si trabajas para clientes de otro país, aclara también en qué moneda se factura el anticipo y quién paga los gastos de la transferencia internacional. Un anticipo de USD 5.000 que llega como USD 4.950 genera una diferencia que alguien tiene que explicar al final.

Define ahora dos casos límite y déjalos por escrito:

El salario final queda por debajo del estimado. El crédito sigue siendo de USD 5.000 y se descuenta del honorario que resulte.
El honorario final termina siendo menor que el anticipo. Aclara que el anticipo es el mínimo que recibes y que no se devuelve nada.

Qué pasa si la búsqueda se cancela o se cubre por otro lado

Aquí es donde el cliente va a presionar, así que lleva las respuestas preparadas:

El cliente cancela la búsqueda. El anticipo no se devuelve una vez que empezaste a trabajar. Ese trabajo es lo que paga.
El cliente cubre el puesto con alguien interno o por otra vía. La misma respuesta: el anticipo pagó el trabajo, no el resultado.
El cliente contrata más adelante a alguien que tú presentaste, para este u otro puesto. Se aplica tu honorario completo, menos el anticipo si todavía no se descontó. Para eso está el período de titularidad del candidato.
No cumples lo prometido. Comprométete a algo a cambio: un mapa de mercado en una fecha, una terna en una fecha, informes semanales. Si no llegas, ofrece seguir trabajando sin costo extra o acreditar el anticipo a la próxima búsqueda del cliente.

La llamada: un guion

Corto y directo. No pidas disculpas por pedirlo.

"Antes de empezar, te quiero proponer otra forma de trabajar esta búsqueda. Es difícil: es senior, es confidencial y las personas que necesitamos no están buscando. Para hacerla bien voy a dedicarle tres semanas de trabajo antes de que veas un solo CV.

Por eso te propongo hacerla con anticipo. Pagas USD 5.000 al empezar y se descuentan del honorario final. Si colocamos a alguien con el salario que hablamos, pagas exactamente lo mismo que a éxito. A cambio, trabajamos la búsqueda en exclusiva, te entregamos un mapa de mercado en dos semanas y una terna antes del [fecha].

¿Te funciona así, o hay alguien más que tenga que aprobarlo?"

Después, quédate en silencio y deja que responda.

Hay tres objeciones que vas a escuchar una y otra vez. Así puedes responder a cada una sin regalar el anticipo.

"Nunca pagamos por adelantado. Las otras agencias trabajan a éxito."

"Tiene sentido para la mayoría de tus puestos, y con gusto sigo trabajando esos a éxito. Este es distinto. Si tres agencias llaman a las mismas veinte personas, los candidatos que quieres escuchan la misma propuesta tres veces y dejan de contestar. Una sola agencia, con un anticipo para arrancar, te da una búsqueda más limpia. El costo total no cambia."

"¿Y si no encuentras a nadie?"

"Es una buena pregunta. El anticipo paga el trabajo, así que no se devuelve, pero me comprometo a presentarte una terna antes del [fecha]. Si no llego, sigo trabajando sin costo extra, o te acredito los USD 5.000 a tu próxima búsqueda. No estás pagando por nada."

"Finanzas no puede pagar nada antes de una contratación."

"Entiendo. ¿Ayudaría si lo facturo como honorario de inicio de búsqueda contra una orden de compra? También puedo dividirlo: la mitad ahora y la mitad cuando veas la terna."

Dividirlo es una concesión razonable. Quitarlo no. Si lo quitas, vuelves a trabajar a éxito una búsqueda que le acabas de decir al cliente que no tomarías a riesgo, y lo va a recordar la próxima vez.

Ponlo por escrito el mismo día

Envía un correo corto que confirme:

El monto del anticipo, la fecha de la factura y su vencimiento.
Que se descuenta del honorario final, con la cuenta de ejemplo.
El honorario de la colocación (porcentaje o monto fijo) y la garantía.
La exclusividad: durante cuánto tiempo eres la única agencia en el puesto.
Qué vas a entregar y para cuándo.
Qué pasa si se cancela, si se cubre con alguien interno o si contratan más adelante a alguien que presentaste.

Si algo de esto cambia tus condiciones habituales, adjunta las condiciones actualizadas y pide una respuesta que las confirme. Un correo que diga "aprobado" es mejor que nada. Una firma es todavía mejor.

Cuando el cliente acepte, guarda las condiciones junto a la búsqueda para que nadie facture la colocación sin descontar el anticipo. En Recruiting ATS, cada búsqueda guarda su honorario como porcentaje o monto fijo, la moneda, el plazo de pago y la garantía, y una nota en la búsqueda puede registrar el anticipo y cómo se descuenta. La app está en inglés.