Garantía de colocación: reemplazo, devolución o prorrateo
Cómo elegir y redactar la garantía de una colocación: reemplazo, devolución o prorrateo comparados con un mismo honorario, y las condiciones que la anulan.
Por el equipo de Recruiting ATS (Cómo escribimos)Publicado 7 min de lectura
Cada honorario que facturas lleva una promesa: si la persona no dura los primeros meses, la agencia responde. Cómo redactas esa promesa decide si un candidato que se va el día 45 te cuesta unas semanas de trabajo extra o el honorario completo. Para la mayoría de las agencias boutique, lo más seguro es ofrecer un reemplazo sin costo, con un crédito prorrateado como alternativa. Devolver el honorario completo en efectivo es la promesa más cara que puedes hacer.
Las tres formas de garantizar una colocación
Reemplazo sin costo
Si la persona se va dentro del período de garantía, vuelves a hacer la búsqueda para el mismo puesto sin cobrar de nuevo. Te quedas con el honorario que ya cobraste. Lo que pones es tiempo: otra ronda de búsqueda, entrevistas y terna para un puesto que dabas por cerrado.
Al cliente le gusta porque vuelve a tener a alguien en el puesto. A ti te conviene porque el dinero se queda en tu cuenta. El punto débil es el caso en que no encuentras reemplazo, o el cliente ya no lo quiere, así que la cláusula necesita una salida.
Devolución
Devuelves el honorario, completo o una parte. Es la promesa más fácil de explicar y la más difícil de cumplir. Una devolución total significa que hiciste la búsqueda entera gratis y que devuelves dinero que quizá ya salió en sueldos.
Prorrateo
Devuelves una parte del honorario según cuánto quedaba del período de garantía, en línea recta por días o con una escala por mes. Es más justo para ti que la devolución total y más simple que un reemplazo cuando el cliente dejó de contratar para ese puesto.
Si puedes, entrégalo como crédito contra la próxima colocación y no como transferencia. Cuida tu flujo de caja y mantiene al cliente trabajando contigo.
Ejemplo: la persona se va el día 45
Son números de ejemplo, elegidos para mostrar qué distinto funcionan los tres modelos con la misma colocación:
- Honorario: 20% de un salario anual de USD 100.000 = USD 20.000, pagado 30 días después de la fecha de ingreso.
- Garantía: 90 días desde la fecha de ingreso.
- La persona renuncia y su último día es el 45. Se usó la mitad de la garantía.
- Lo que te cuesta una búsqueda de reemplazo: 50 horas a USD 50 la hora = USD 2.500 de trabajo.
| Modelo | Qué recibe el cliente | Dinero que devuelves | Lo que te cuesta |
|---|---|---|---|
| Reemplazo sin costo | Una nueva búsqueda para el mismo puesto | USD 0 | Unos USD 2.500 de tiempo |
| Devolución total | El honorario completo | USD 20.000 | Todo el honorario |
| Prorrateo por días | 45 días sin usar de 90 = 50% | USD 10.000, o un crédito por ese monto | La mitad del honorario |
| Escala por mes (ejemplo: 75% el mes 1, 40% el mes 2, 15% el mes 3) | 40% del honorario | USD 8.000, o un crédito por ese monto | El 40% del honorario |
En este ejemplo, la devolución total te cuesta ocho veces más que el reemplazo. La diferencia solo se achica cuando el puesto es tan difícil que una segunda búsqueda se lleva mucho más de 50 horas. Aun así, el costo del reemplazo es tiempo que tú controlas. Una devolución es dinero que no controlas.
Comparación: qué modelo conviene en cada caso
| Reemplazo sin costo | Devolución | Prorrateo | |
|---|---|---|---|
| Conviene cuando | Cubres este tipo de puesto con frecuencia | Necesitas ganar a un primer cliente desconfiado y puedes asumir el riesgo | El cliente quizá no vuelva a contratar para el puesto |
| Riesgo para ti | Tiempo en una segunda búsqueda | Perder todo el honorario | Perder parte del honorario |
| Lo que escucha el cliente | "Te buscamos a otra persona" | "Te devolvemos el dinero" | "Pagas por el tiempo que la persona se quedó" |
| Impacto en tu caja | Ninguno | Alto | Medio, bajo si es crédito |
| Salida que necesitas | Crédito prorrateado si no hay reemplazo en un plazo acordado | Ninguna | Ninguna |
Mi recomendación: ofrece reemplazo, con crédito prorrateado como salida, y deja la devolución para los pocos casos en que es la única forma de entrar con un cliente. Y mantén un plazo que puedas sostener. Estirar la garantía a 180 días para cerrar un trato es un descuento que aparece meses después, casi siempre en el peor momento.
Si el cliente tiene un período de prueba para los nuevos ingresos, fijado por ley o por contrato, averigua cuánto dura antes de definir tu garantía. Una garantía que termina mucho después de ese período cubre un riesgo de desempeño que el cliente ya tuvo tiempo de evaluar por su cuenta.
Condiciones que anulan la garantía
La garantía cubre un riesgo: que la persona que colocaste no fuera la adecuada. No debería cubrir las decisiones de negocio del cliente ni sus atrasos en el pago. Incluye estas condiciones en la cláusula:
- Pago tardío. La garantía aplica solo si el honorario se pagó completo antes del vencimiento. Es la condición que más importa: sin ella, un cliente puede retener la factura y, si la persona se va, discutir que no debe nada.
- Cambio de puesto. Si el cliente cambia el puesto de forma importante después del ingreso (funciones, jefe, lugar de trabajo, salario, o pasa de jornada completa a parcial), ya no es el puesto para el que buscaste.
- Reestructuración. Si se elimina el puesto, se recorta el equipo o la empresa cierra, que la persona se vaya no es una falla de la colocación.
- Despido por motivos ajenos al desempeño o la conducta. Recortes de presupuesto, una reorganización, un jefe nuevo que quiere traer a su gente.
- Aviso tardío. El cliente tiene que avisarte por escrito dentro de un plazo después de la renuncia o la salida (ejemplo: 7 días).
- Recontratación. Si reemplazas, devuelves o acreditas y el cliente vuelve a contratar a la persona, para cualquier puesto, se debe el honorario completo.
Ejemplo de redacción de la cláusula
Es un texto de ejemplo para adaptar, no asesoramiento legal. Las reglas de los contratos cambian según el país, así que pide a un abogado que revise tus condiciones antes de usarlas.
Garantía. Si el Candidato deja de trabajar para el Cliente, o es despedido por motivos de desempeño o conducta, dentro de los 90 días posteriores a su fecha de ingreso, la Agencia realizará una búsqueda de reemplazo para el mismo puesto sin honorarios adicionales. Si la Agencia no presenta un reemplazo adecuado dentro de los 60 días posteriores al aviso escrito del Cliente, el Cliente podrá solicitar en su lugar un crédito contra honorarios futuros equivalente al honorario multiplicado por los días de garantía no utilizados y dividido por 90.
La garantía aplica solo si: (a) el honorario fue pagado en su totalidad antes de su vencimiento; (b) el Cliente avisa por escrito a la Agencia dentro de los 7 días posteriores a la renuncia o la salida del Candidato, lo que ocurra primero; y (c) el puesto, el salario y el lugar de trabajo son sustancialmente los acordados en la oferta.
La garantía no aplica si el puesto se elimina, si el Candidato es despedido por motivos ajenos a su desempeño o conducta, o si el Cliente modifica el puesto de forma sustancial. Si el Cliente vuelve a contratar al Candidato dentro de los 12 meses posteriores a un reemplazo, devolución o crédito, se deberá el honorario completo.
Hay dos detalles que conviene definir en tus condiciones. Primero, cuándo empieza a correr el plazo: que sea el primer día de trabajo, y que lo diga por escrito. Segundo, si la persona que llega como reemplazo tiene su propia garantía. Un solo reemplazo sin costo por honorario es un límite razonable, y es mucho más fácil de sostener si estaba en las condiciones desde el principio.
La garantía es una de varias condiciones que protegen el honorario; las demás están en cómo cotizar una búsqueda a éxito o retenida. Si una persona que colocaste ya renunció, mira qué hacer en las primeras 48 horas.
Ten a mano cuándo vence cada garantía
Una garantía sin fecha clara es una garantía que vas a discutir. Anota la fecha de ingreso, la duración y la fecha de vencimiento el mismo día en que la persona empieza, y agenda una llamada con las dos partes antes de que termine. En Recruiting ATS, cada cliente y cada búsqueda guardan su período de garantía, cada colocación muestra cuándo vence y recibes una alerta cuando una garantía está a punto de vencer, que es el momento justo para llamar a la persona colocada. La app está en inglés.