Cómo cobrar a tiempo los honorarios de una colocación
Cómo cobrar una colocación antes del vencimiento: acordar cuándo se factura, enviar una factura completa y seguir un calendario de recordatorios a 30 días.
Por el equipo de Recruiting ATS (Cómo escribimos)Publicado 7 min de lectura
Cuando un honorario se cobra tarde, el problema casi siempre empezó antes de enviar la factura. Nadie acordó cuándo se facturaba, faltaba el número de orden de compra, o la factura le llegó al responsable del puesto, que no se la reenvió a nadie. Si ordenas la rutina alrededor de la factura, pagar a tiempo se vuelve lo más fácil para el cliente.
Esta guía cubre el tramo que va desde la oferta hasta unos días después del vencimiento. Reclamar un honorario con semanas de atraso es otra conversación, con otras herramientas.
Acuerda el momento de facturar y el plazo antes de la oferta
Los detalles del pago se acuerdan cuando el cliente está entusiasmado con un candidato, no después del ingreso, cuando ya tiene lo que quería. Déjalos en tus condiciones o, como tarde, cuando sale la oferta:
- Cuándo se factura. ¿Al aceptar la oferta o el día de ingreso? Facturar con la aceptación te hace cobrar antes, pero si el ingreso es dentro de dos meses y el candidato se arrepiente, te toca emitir una nota de crédito. Facturar con el ingreso es más fácil de aceptar para el cliente. Elige uno y déjalo por escrito.
- El plazo de pago. 15 días, 30 días, lo que hayan acordado, y desde qué fecha se cuenta: la de la factura o la del ingreso.
- Quién paga. Nombre y correo de la persona de cuentas por pagar o de pagos a proveedores, no solo del responsable del puesto.
- Órdenes de compra. ¿El cliente necesita un número de orden de compra en la factura? Pregúntalo ahora. Una factura sin la orden que exigen puede quedar semanas sin pagar sin que nadie te avise.
- Alta como proveedor. Las empresas medianas y grandes suelen pedir que estés registrado como proveedor antes de pagarte: formularios, datos bancarios, constancias fiscales. Hazlo al recibir el brief, no el día del ingreso.
Después confírmalo en una línea cuando el candidato acepte:
"Excelente noticia lo de Valentina. Según nuestras condiciones, voy a facturar el honorario de USD 22.000 el día de su ingreso, el lunes 2 de noviembre, con pago a 30 días. ¿Me pasas el número de orden de compra y el contacto de cuentas por pagar?"
Lo que tiene que llevar la factura
Cada dato que falta le da al cliente un motivo para devolverla, y cada devolución vuelve a poner el plazo en cero sin que nadie lo diga.
- Tu razón social, domicilio fiscal e identificación fiscal (NIF, RFC, CUIT o RUT, según el país)
- La razón social y los datos fiscales del cliente, que pueden no coincidir con el nombre comercial con el que tratas
- El contacto de cuentas por pagar y el número de orden de compra, si lo usan
- Número y fecha de la factura
- Nombre del candidato, puesto y fecha de ingreso
- Cómo se calculó el honorario: salario por porcentaje, o el monto fijo acordado
- La moneda
- El vencimiento como fecha concreta, no solo "a 30 días"
- Los datos de pago: cuenta, código SWIFT si el pago viene del exterior, y la referencia que deben usar
- Una referencia a las condiciones firmadas y al período de garantía
- Los intereses por mora, si tu contrato los incluye
- Los impuestos que correspondan en tu país
Dos detalles que pesan más de lo que parece. Si en tu país la factura tiene que ser electrónica o llevar datos fiscales específicos, cúmplelos al pie de la letra: una factura rechazada es el pretexto perfecto para no pagar. Y si el cliente te paga desde otro país, acuerda quién asume los gastos de la transferencia. En una transferencia SWIFT, quien envía elige la opción de gastos: con OUR paga todas las comisiones bancarias, y con SHA o BEN el banco que recibe y los intermediarios descuentan las suyas del monto que te llega (así lo explica el banco FNB, consultado en octubre de 2026). Acuerda OUR y ponlo en la factura, para que llegue lo mismo que facturaste.
Sobre la garantía: asegúrate de que tus condiciones digan que solo aplica si el honorario se paga antes del vencimiento. Es el mejor motivo que tiene el cliente para pagar a tiempo. Más sobre cómo redactarla en garantía de colocación: reemplazo, devolución o prorrateo, y la definición corta en el glosario: garantía de colocación.
Envíala el mismo día en que se cumple la condición
No a fin de mes junto con todo lo demás. El día en que el candidato empieza (o acepta, si así lo acordaste), envía la factura a cuentas por pagar, con copia al responsable del puesto, y pide que te confirmen que la recibieron y la registraron.
Esa confirmación es el correo más útil de todo el proceso. Si no llega en unos días, algo anda mal: el correo equivocado, falta la orden de compra, un formulario de proveedor que nadie completó. Te conviene descubrirlo la primera semana, no el día del vencimiento.
Calendario de recordatorios para una colocación de ejemplo a 30 días
Ejemplo: la candidata empieza el lunes 2 de noviembre de 2026. Facturas ese día con pago a 30 días, así que el honorario vence el miércoles 2 de diciembre.
| Fecha | Día | Qué haces | Canal |
|---|---|---|---|
| Lun 2 nov | 0 | Envías la factura a cuentas por pagar, con copia al responsable del puesto, y pides confirmación de recepción | Correo |
| Jue 5 nov | 3 | ¿Sin confirmación? Llamas a cuentas por pagar y preguntas si está registrada y aprobada | Teléfono |
| Lun 23 nov | 21 | Recordatorio amable antes del vencimiento | Correo 1 |
| Mié 2 dic | 30 | Revisas el banco. Si el pago no está, envías el aviso de vencimiento esa misma tarde | Correo 2 |
| Lun 7 dic | 35 | Llamas a cuentas por pagar y después envías un correo más firme pidiendo una fecha de pago | Teléfono y correo 3 |
| Lun 14 dic | 42 | Sigue sin pago: llamas a la persona que firmó tus condiciones | Teléfono |
Con un vencimiento en diciembre, pregunta también en el primer recordatorio si la empresa tiene una última fecha de pagos antes de fin de año. Enterarte el 20 de diciembre de que la última tanda de pagos del año salió el 15 manda tu honorario a enero.
Pasado el día 42 ya estás reclamando, y eso necesita otro enfoque y otro tono.
Tres correos cortos de recordatorio
Cada uno menciona la factura, el monto y una fecha. Ninguno pide disculpas por cobrar.
Correo 1: día 21, antes del vencimiento
Asunto: Factura 1042, Valentina Ruiz, vence el 2 de diciembre
Hola, Andrea: te escribo para recordarte que la factura 1042 por USD 22.000 (Valentina Ruiz, Jefa de Contabilidad) vence el miércoles 2 de diciembre. ¿Me confirmas que está aprobada y programada, y si tienen una última fecha de pagos antes de fin de año? Si tu equipo necesita algún dato, te lo envío hoy mismo.
Correo 2: el día del vencimiento
Asunto: Factura 1042, vence hoy
Hola, Andrea: la factura 1042 por USD 22.000 vence hoy y todavía no veo el pago. Puede que ya esté en camino. Si es así, ¿me dices la fecha estimada? Te adjunto la factura de nuevo por si la necesitas.
Correo 3: unos días después del vencimiento
Asunto: Factura 1042, con 5 días de atraso
Hola, Andrea: te escribo después de mi llamada de esta mañana por la factura 1042 por USD 22.000, que venció el 2 de diciembre. ¿Me puedes confirmar antes del miércoles en qué fecha se va a pagar? Si algo la está frenando, como una orden de compra o una duda sobre el honorario, dímelo y lo resuelvo hoy.
Hábitos que mantienen los cobros al día
- Una sola persona se encarga de cobrar. En una agencia de tres reclutadores suele ser el dueño o la dueña. Si es tarea de todos, nadie hace la llamada del día 35.
- Anota cada promesa con fecha. "Dijeron que la semana que viene" no es una fecha. "Andrea dijo el viernes 11" sí lo es.
- Sigue la factura, no solo la colocación. Borrador, enviada, pagada. Una colocación celebrada en el chat del equipo con la factura todavía en borrador es dinero que olvidaste.
- Pide con claridad, también a los clientes que te caen bien. Los buenos clientes pagan a tiempo cuando el pedido es claro. Los que no, te están diciendo algo sobre el próximo honorario.
La factura la sigues emitiendo desde tu sistema contable. Lo que agrega Recruiting ATS es el seguimiento alrededor: cada colocación registra el honorario, calcula el vencimiento del pago, guarda el estado de la factura como borrador, enviada o pagada, y te avisa cuando un pago está vencido, así que la revisión del día 30 ocurre aunque nadie se haya acordado. La app está en inglés.